Cómo elegir un sistema administrativo en Venezuela (checklist 2026)

Al comparar vas a ver nombres conocidos como Saint, Profit Plus, Valery o A2, además de sistemas basados en Odoo y, en muchos negocios, Excel. No hay uno mejor para todos. Lo que sí hay es una lista de cosas que tu sistema tiene que resolver en Venezuela. Pásale esta lista a cada opción, también a RDX.

Checklist para elegir sistema administrativo

1. Máquina fiscal o imprenta digital

Pregunta con qué medio emite tus facturas: máquina fiscal, imprenta digital o ambos. La providencia de medios digitales (SNAT/2024/000102) alcanza a quien vende por medios electrónicos o portales web y exige contratar una imprenta digital autorizada; también cubre notas de crédito y débito y comprobantes de retención^[1]. Pide ver qué marcas y modelos de máquina fiscal soporta.

2. IGTF en los pagos en divisas

Si cobras en divisas, el sistema debe calcular el IGTF, llevarlo a contabilidad y ayudarte a declararlo. Si eres sujeto pasivo especial con máquina fiscal, la factura debe mostrar la alícuota y el monto del IGTF^[2]. Más detalle en la guía del IGTF.

3. Tasa BCV

Pregunta si carga la tasa oficial del BCV sola cada día o si alguien la tiene que copiar a mano, y si cada documento guarda la tasa del día en que se emitió. Si la tasa cambia después, tus reportes no deberían moverse.

4. Retenciones de IVA, ISLR y municipal

Si eres agente de retención, el sistema debe calcular cada retención y emitir el comprobante con los datos que pide la norma: RIF de ambas partes, datos de la factura, base imponible, impuesto causado e impuesto retenido. Revisa también que el número del comprobante siga el formato del artículo 16 (AAAAMMSSSSSSSS: año, mes y secuencial de 8 dígitos)^[3]. Más detalle en la guía de retenciones de IVA.

5. Bolívares y dólares a la vez

Comprueba que puedes vender, cobrar y ver reportes en Bs y en USD sin hojas de cálculo aparte, y que cada monto queda a su tasa.

6. Migración de tus datos

Pregunta qué se trae de tu sistema actual (clientes, productos, facturas, inventario, historial), quién lo hace, cuánto cuesta y cómo vas a verificar los saldos antes de arrancar.

7. Precio total

Suma todo: licencia o suscripción, usuarios y cajas adicionales, módulos, actualizaciones, implantación y migración. Pide el precio con un ejemplo de tu negocio, no solo el «desde».

pide el precio con todo incluido

8. Soporte

Averigua por dónde te atienden (WhatsApp, teléfono, correo), en qué horario y quién responde: el fabricante o un distribuidor.

9. En la nube o instalado en tu negocio

Un sistema en la nube te deja entrar desde cualquier lugar; uno instalado en tu negocio sigue trabajando en tu red. Decide qué te conviene según tu conexión a internet y cuántos locales tienes.

10. Tus datos son tuyos

Pregunta si puedes exportar tu información y qué pasa con ella si dejas de pagar o cambias de sistema.

Cómo cumple RDX este checklist

• Facturas, notas de crédito y de débito en máquina fiscal TFHKA, con Reporte Z (imprenta digital: en integración).
• IGTF de los pagos en divisas, con su asiento y su declaración, si tu empresa es agente de percepción.
• Tasa BCV oficial cargada sola cada día; cada documento con montos en Bs y USD a la tasa congelada.
• Retenciones de IVA, ISLR y municipal con sus comprobantes; comprobante de retención de IVA con número AAAAMMSSSSSSSS.
• Libro de compras y libro de ventas en Excel, TXT de retenciones de IVA y XML de ISLR para el portal del SENIAT, y relaciones de ISLR y municipales.
• Migración sin costo desde Saint, Profit Plus, Valery, A2, sistemas basados en Odoo o Excel. Cómo es la migración.
• $10 al mes con administrador y 1 usuario o caja, $5 por cada usuario extra, actualizaciones incluidas; pagando el año, $8,33 al mes. Calcula tu precio.
• RDX Local, instalado en tu negocio en Windows 10/11, o RDX Nube, en un servidor propio con tu dominio.
• Si dejas de pagar, tus datos no se borran: el sistema queda en modo consulta.
• Soporte por WhatsApp: te respondemos nosotros.